निगमन के बाद प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के लिए अनिवार्य अनुपालन

एक बार जब आपकी प्राइवेट लिमिटेड कंपनी निगमित हो जाती है तो कुछ आवश्यक अनुपालन होते हैं जिनका निगमन के बाद पालन करना आवश्यक होता है। जैसे कि:

लेखापरीक्षक की नियुक्ति

• आपकी कंपनी का निगमन प्रमाणपत्र प्राप्त करने के बाद पहला आवश्यक कदम कंपनी के पहले लेखा परीक्षक की नियुक्ति है। कंपनी के पंजीकरण की तारीख से 30 दिनों के भीतर, निदेशक मंडल को एक बोर्ड बैठक बुलानी होगी और कंपनी के लिए एक लेखा परीक्षक नियुक्त करना होगा।

• यदि बोर्ड उपरोक्त समयसीमा के भीतर एक ऑडिटर नियुक्त करने में विफल रहता है, तो उसे कंपनी के सदस्यों को सूचित करना आवश्यक है, जो ऐसी सूचना के 90 दिनों के भीतर एक असाधारण आम बैठक में कंपनी के पहले ऑडिटर को नियुक्त कर सकते हैं।

• इस प्रकार नियुक्त लेखा परीक्षक का कार्यकाल पहली वार्षिक आम बैठक के समापन तक होगा।

अपनी कानूनी समस्या के लिए वकील से बात करें

बोर्ड मिटिंग

• एक प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के निदेशक मंडल की पहली बैठक कंपनी के निगमन की तारीख से 30 दिनों के भीतर आयोजित की जाएगी।

• एक कैलेंडर वर्ष में कम से कम चार बोर्ड बैठकें (प्रत्येक 3 महीने में एक बैठक) आयोजित की जाएंगी। एक प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के मामले में जिसे "छोटी कंपनी" के रूप में वर्गीकृत किया गया है, एक कैलेंडर वर्ष में कम से कम दो बोर्ड बैठकें (प्रत्येक आधे वर्ष में एक बैठक) आयोजित की जाएंगी।

• निदेशक मंडल की बैठक में न्यूनतम 2 निदेशकों या कुल निदेशकों की संख्या का 1/3, जो भी अधिक हो, उपस्थित होना आवश्यक है।

• बैठक की चर्चाओं को "बैठक के कार्यवृत्त" के रूप में तैयार और रिकॉर्ड किया जाना चाहिए और कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में रखा जाना चाहिए।

अपनी कानूनी समस्या के लिए वकील से बात करें

​निदेशक की रुचि का प्रकटीकरण और अयोग्यता के संबंध में घोषणा

बोर्ड की बैठक में, कंपनी के निदेशकों को अन्य कंपनियों या कॉरपोरेट निकायों, फर्मों, या व्यक्तियों के अन्य संघों में अपनी चिंता या रुचि का खुलासा करना होगा और घोषणा करनी होगी कि निदेशक अयोग्य नहीं हैं (धारा 164 के अनुसार)। इन खुलासों में निदेशक पद और शेयरधारिता शामिल है।

पंजीकृत कार्यालय

• इसके निगमन के 15वें दिन से लेकर उसके बाद हर समय, कंपनी के पास एक पंजीकृत कार्यालय होना आवश्यक है जो संचार और नोटिस प्राप्त करने और स्वीकार करने में सक्षम हो।

• कंपनी को अपने निगमन के 30 दिनों की अवधि के भीतर फॉर्म INC-22 में कंपनी रजिस्ट्रार के साथ पंजीकृत कार्यालय का सत्यापन दाखिल करना आवश्यक है।

अभिदाताओं को शेयर प्रमाणपत्र जारी करना

• निगमन की तारीख से दो महीने की अवधि के भीतर, प्रत्येक कंपनी को मेमोरेंडम के ग्राहकों को शेयर प्रमाणपत्र जारी करना होगा।

• कंपनी द्वारा प्रमाणपत्र वितरित करने में विफलता पर जुर्माना लगाया जाएगा जो 25,000 रुपये से कम नहीं होगा लेकिन जो 5,00,000 रुपये तक बढ़ सकता है।

• कंपनी का प्रत्येक अधिकारी, जो चूक करेगा, जुर्माने से दंडित किया जाएगा जो कि 10,000 रुपये से कम नहीं होगा लेकिन जिसे 100,000 रुपये तक बढ़ाया जा सकता है।

अपनी कानूनी समस्या के लिए वकील से बात करें

शेयर-धारकों की बैठक

• प्रत्येक प्राइवेट लिमिटेड कंपनी को वित्तीय वर्ष की समाप्ति की तारीख से छह महीने की अवधि के भीतर हर साल एक बार अपने शेयर-धारकों की बैठक आयोजित करने की आवश्यकता होती है।

• इसके पीछे प्राथमिक एजेंडा वित्तीय विवरणों की मंजूरी, लाभांश की घोषणा, लेखा परीक्षकों की नियुक्ति या पुन- नियुक्ति, निदेशकों की नियुक्ति और पारिश्रमिक आदि प्राप्त करना है।

• यह उस दिन व्यावसायिक घंटों के दौरान आयोजित किया जाएगा जो सार्वजनिक अवकाश नहीं है और कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में या शहर, कस्बे या गांव के भीतर किसी अन्य स्थान पर होगा जहां कंपनी का पंजीकृत कार्यालय स्थित है।  

खाते की वैधानिक लेखापरीक्षा

प्रत्येक कंपनी को अपने खाते तैयार करने होंगे और वित्तीय वर्ष के अंत में अनिवार्य रूप से चार्टर्ड एकाउंटेंट द्वारा उसका ऑडिट करवाना होगा। ऑडिटर रजिस्ट्रार के पास दाखिल करने के उद्देश्य से एक ऑडिट रिपोर्ट और ऑडिटेड वित्तीय विवरण प्रदान करेगा।

वार्षिक आरओसी फाइलिंग

प्राइवेट लिमिटेड कंपनियों को साल में एक बार कंपनी रजिस्ट्रार को अपने शेयर-धारकों, निदेशकों आदि के विवरण का खुलासा करते हुए अपने वार्षिक खाते और रिटर्न दाखिल करने की आवश्यकता होती है।
निम्नलिखित फॉर्म आरओसी के साथ दाखिल किए जाने हैं:

• फॉर्म एमजीटी-7 (वार्षिक रिटर्न): प्रत्येक प्राइवेट लिमिटेड कंपनी को वार्षिक आम बैठक के 60 दिनों के भीतर अपना वार्षिक रिटर्न दाखिल करना आवश्यक है।  वार्षिक रिटर्न 1 अप्रैल से 31 मार्च की अवधि के लिए होगा।

• फॉर्म एओसी -4 (वित्तीय विवरण): प्रत्येक प्राइवेट लिमिटेड कंपनी को वार्षिक आम बैठक के 30 दिनों के भीतर इस फॉर्म में लाभ और हानि खाते के विवरण और निदेशक रिपोर्ट के साथ अपनी बैलेंस शीट दाखिल करनी होती है।

अपनी कानूनी समस्या के लिए वकील से बात करें

कॉर्पोरेट की सामाजिक जिम्मेदारी

• अब एक निजी कंपनी, जिसकी कुल संपत्ति 500 करोड़ रुपये या अधिक, या 

• 1000 करोड़ रुपये या अधिक का कारोबार, या

• 5 करोड़ रुपये या उससे अधिक

का शुद्ध लाभ कॉर्पोरेट की सामाजिक जिम्मेदारी गतिविधियों में अपने शुद्ध लाभ का 2% योगदान देगा जैसा कि संबंधित नियमों में उल्लिखित है और इसमें एक सीएसआर समिति भी होगी जिसमें न्यूनतम 2 निदेशक होंगे।

आयकर अनुपालन

• आयकर रिटर्न दाखिल करना

• टैक्स ऑडिट - किसी व्यवसाय की बिक्री, टर्न-ओवर या सकल प्राप्तियां रुपये से अधिक होने पर अनिवार्य है। मूल्यांकन वर्ष से संबंधित पिछले वर्ष में एक करोड़।

• टैक्स ऑडिट रिपोर्ट दाखिल करना

• अग्रिम कर की गणना एवं त्रैमासिक भुगतान

वैधानिक रजिस्टरों और अभिलेखों का रखरखाव

एक प्राइवेट लिमिटेड कंपनी को कंपनी कानून के अनुसार विभिन्न वैधानिक रजिस्टर और रिकॉर्ड बनाए रखने होते हैं जैसे -

• शेयरों का रजिस्टर, सदस्यों का रजिस्टर,

• निदेशकों का रजिस्टर

• कंपनी के निगमन दस्तावेज़

• निदेशक मंडल की बैठकों के संकल्प

• बोर्ड बैठकों और वार्षिक आम बैठक के कार्यवृत्त

ऐसे रिकॉर्ड कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में रखे जाएंगे और व्यावसायिक घंटों के दौरान इसके सदस्यों के निरीक्षण के लिए खुले रहेंगे।

अपनी कानूनी समस्या के लिए वकील से बात करें

वार्षिक फाइलिंग के अलावा, जब भी कंपनी में कोई घटना घटती है, तो विभिन्न अन्य अनुपालनों की आवश्यकता होती है। ऐसी घटनाओं के उदाहरण हैं:

• कंपनी की अधिकृत या चुकता पूंजी में परिवर्तन।

• नए शेयरों का आवंटन या शेयरों का हस्तांतरण

• अन्य कंपनियों को ऋण देना।

• निदेशकों को ऋण देना।

• प्रबंध अथवा पूर्णकालिक निदेशक की नियुक्ति एवं पारिश्रमिक का भुगतान।

• निदेशकों को ऋण

• बैंक खाते खोलना या बंद करना या बैंक खातों के हस्ताक्षरकर्ताओं में परिवर्तन।

• कंपनी के वैधानिक लेखा परीक्षकों की नियुक्ति या परिवर्तन।

निर्दिष्ट समय अवधि के भीतर ऐसे सभी आयोजनों के लिए रजिस्ट्रार के पास अलग-अलग फॉर्म दाखिल करने की आवश्यकता होती है।